Challenge „DisruptiveHideOut“

Ein Team aus 16 Personen hat keine Führungskraft, aber eine gemeinsame Aufgabe: ein Festival organisieren. Wie wird das funktionieren? Die CLASS TWO hat es ausprobiert.

„Fehler vermeidet man, indem man Erfahrung sammelt.
Erfahrung sammelt man, indem man Fehler macht.“ 

Laurence Johnston Peter (amerikanischer Management-Berater)

Die Aufgabe

Die Challenge hört sich erst mal gar nicht so spektakulär an und gleichzeitig ist uns allen von Anfang an klar, dass das ein ganz schöne dickes Brett ist, das wir da gemeinsam bohren müssen. Mal abgesehen davon, dass wir es alle gewohnt sind, in hierarchisch organisierten Teams zu arbeiten, hat bei uns auch keiner wirklich Erfahrung damit, so ein Event zu organisieren.

 

Homepage des F***-Festivals

Der Weg

06.12.2016
Noch über 9 Monate und damit gefühlt ewig Zeit. (Nicht ganz) 16 Ideen liegen in der Dropbox, am Ende finden wir alle Robins Vorschlag am besten: Das Fail-Festival!

Lauter gute Ideen.
Die Qual der Wahl.

26.01.2017 
Wir haben Teamregeln definiert:

Teamregeln CLASS TWO
Die 6 Gebote.

Außerdem steht seit heute der 22.09.2017 fett in unseren Kalendern. Überlegt haben wir übrigens anfangs auch, uns in kleine Teams mit Teamleitern und einem Gesamtverantwortlichen aufzuteilen. Und uns dann dagegen entschieden, um wirklich die Chance zu nutzen, den utopischen Gedanken von Zusammenarbeit ohne Führung auszuprobieren.

29.01.2017 
Besichtigung der Location. Echt Hammer! Im Nachgang sammeln wir Ideen, wie wir die spezielle Location gut nutzen können.

09.02.2017 
Stephan und ich schauen uns die FuckUp Night in Nürnberg an, mal sehen, was in Nürnberg so an Failerfahrung vorhanden ist:)

18.02.2017 
Im Rahmen von unserem LEGO Serious Play (LSP)-Spark mit Manuel entsteht unser Manifest, das sich später auf unsren Festival-Pässen finden wird:

Das Manifest
Die 12 Gebote der CLASS TWO.

10.03.2017 
Meeting in den Design Offices – diesmal leider ohne mich. Meine Stimme vertritt Svenja.
Zusätzlich zu SLACK und später auch regelmäßigen Calls über ZOOM treffen wir uns regelmäßig in großer Runde, um gemeinsam oder in Kleingruppen zu arbeiten und das bisher an der SHIFTSCHOOL Gelernte anzuwenden. Läuft aus unserer Sicht.

30.03.2017 
Auf dem Festival der CLASS ONE verteilen wir zum ersten Mal Flyer, die das fleißige Marketing-Team bestehend aus Annika, Robin und Stephan in einer seiner vielen Nachtschichten fertig gemacht hat. Parallel dazu geht die Webseite online, die im Laufe der nächsten Monate noch kräftig bearbeitet wird.

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Kann nur der Hammer werden!

Später nimmt uns CLASS ONE noch in ihren Nachbericht auf.

08.04.2017 
Uns gibt es auch auf Facebook

F-Festival auf Facebook
Bitte liken und teilen… wie immer halt:)

24.04.2017 
Baustelle auf dem Hammerhof… wir sind gespannt, wie das aussieht, wenn es fertig ist.

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Hammerbaustelle.

06.05.2017 
Projekttag: Für die Trainer hat das Team Content ein Briefing zusammengestellt und in der Dropbox für alle abgelegt. Außerdem haben wir den Zeitplan aufgestellt, damit wir die Speaker in Spots einteilen können – sehr hilfreich, denn das visualisiert auch den Tagesablauf ganz gut. Andere Teams haben sich unter anderem Gedanke zum Princing  gemacht und wir haben alle zusammen auch noch die Zielgruppe konkretisiert.

Außerdem gibt es noch mal Feedback und ein paar kritische Worte vom CTO.

24.05.2017 
Erster ZOOM-Call. Auch eine Erfahrung, ein Call mit 16 Personen. Hannes übernimmt von Anfang an souverän die Agenda und sorgt im Call für Zucht und Ordnung. Gut so, denn sonst hätte das alles sicher nicht funktioniert.

15.06.2017 
Mit den ersten Sponsoren an unserer Seite fühlen wir uns deutlich sicherer.

17.06.2017 
Fotoshooting für die Website.

GNTM
GNTM

19.06.2017
Zwei Speaker, auf die wir uns so gefreut haben, sagen leider ab. F***.  Was wir da noch nicht wissen: In zwei Tagen serviert uns Tobi einen Speaker auf dem Silbertablett und kurz darauf wird Svenja noch einen absoluten Kracher aus der Tasche ziehen…

23.06.2017
Noch ca. 3 Monate. Verkaufte Tickets: 0. Stimmung trotzdem heiter.

Fragen über Fragen...
Ganz legal.

01.07.2017
Das erste verkaufte Ticket feiern wir gemeinsam in Berlin, während wir auf Safari sind. #JUHUUUUU!

13.07.2017
Kleiner Ausflug nach München, wo wir auf der Female Future Force Lena Rogl treffen – und von unserem Festival überzeugen – Danke, Steffi:) Die Rückfahrt nutzt Svenja für ein Interview mit Tina zum Thema „Wie nutze ich das SHIFTSCOOL-Netzwerk richtig“.

Female Future Force
#femalefutureforce

15.07.2017
Abstimmung auf SLACK, ob wir TRELLO für die Koordination der anstehenden Aufgaben nutzen wollen. Wir mit 11 Stimmen dafür zwar beschlossen, dann aber nie umgesetzt… Mysteriös.

Am nächsten Tag feiert der CTO auf dem Hammerhof und schickt tolle Bilder – jetzt können wir uns alle die Location ganz wunderbar vorstellen und freuen uns schon auf unser Lagerfeuer.

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Hammerfeuer.

23.07.2017
Teilen und liken.. auf XING, Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram,… gefühlt überall.

25.07.2017
10% unserer Tickets sind verkauft…. und Tina und Tobi weisen deutlich darauf hin, dass im August nix geht. Oje. Wir basteln also ein bisschen an den Ticketpreisen herum und kalkulieren mal alle Möglichkeiten durch.

03.08.2017
Nachdem unser Line Up schon seit ner Weile steht, haben wir jetzt auch die Moderatorin sicher an Board. Sehr gut zu wissen, dass das in guten Händen liegt.

17.08.2017
Haben wir bislang freundlich angefragt, ob Speaker bei uns auftreten wollen, dreht sich das jetzt: Wir werden gefragt, ob noch Platz auf unserer Bühne ist. Na, den machen wir doch:)

25.08.2017 
Im August geht nix?! Glauben wir nicht…

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Trotzdem!

Insgesamt läuft es grad echt gut: Alle Teams arbeiten fleißig vor sich hin und unsere ZOOM-Calls sind produktiv. Schön, scheinbar alles richtig gemacht.

06.09.2017 
Alles im grünen Bereich, nur über den Bustransfer machen wir uns Sorgen. Und das, obwohl wir Flixbus auf der Bühne haben… aber auch dafür findet sich eine Lösung, zum Glück.

13.09.2017
Letzter Call vor dem Festival – zumindest haben wir das so geplant. Alles steht, wird sind ausverkauft und haben es tatsächlich bis hierhin mit guter Zusammenarbeit geschafft. Juhu. Der große Tag kann kommen.

15.09.2017
Ein Hammer ist die Nachricht von Tina, dass wir nicht am Hammerhof sein können und in die Design Offices ausweichen müssen Während das Manche ganz gelassen nehmen, verzweifeln andere oder denken über eine komplette Absage nach. Das Team ist auf Grund von Krankheiten ziemlich dezimiert, einige können nicht am kurzfristigen Notfall-Call teilnehmen und für die verbleibende Woche hatten einige bereits Abwesenheit angekündigt. Fühlt sich an wie Katastrophenalarm in CLASS TWO.

17.09.2017
Tina, Tobi, Hannes, Svenja, Steffi und ich treffen uns in den Design Offices um gemeinsam zu überlegen, ob und wenn ja, wie wir unser Konzept in der neuen Location umsetzen können. Es gibt reichlich Tränen und irgendwann Pizza.
Am Ende steht für uns fest, dass das nur geht, wenn wie die Eatery und die Dachterrasse mit Blick auf die Burg bekommen. Die sind aber für eine Hochzeit am Tag nach dem Festival reserviert. Ob Andrea von den Design Offices da noch was für uns tun kann, erfahren wir am Tag darauf. Im gemeinsamen ZOOM-Call einigen wir uns darauf, das abzuwarten. Es bleibt also spannend.

18.09.2017 
Es klappt – wir bekommen die Terrasse, die Eatery und Hilfe von Tina. Ohne Letzteres würde es nicht gehen, denn wir brauchen jemanden, der die Kommunikation – insbesondere am Telefon – sicher übernehmen kann. Neben unseren Jobs könnte das aktuell keiner von uns sein.

Damit steht fest: wir ziehen das durch. Tina informiert Sponsoren und Speaker. Alle bleiben dabei und unterstützen uns auch weiterhin. Nachdem das klar ist ist, können auch die Teilnehmer angeschrieben werden. Entgegen unserer Befürchtungen wird keiner sein Ticket zurück geben. Ein schönes Gefühl!

19.09.2017 
Noch ca. 3 Tage. Beruhigend zu wissen, dass es Hilfe gibt, wenn man sie braucht.

Retter in der Not
Retter in der Not:)

Ansonsten zoomen wir jetzt täglich und halten die Kommunikation so gut es geht aufrecht. Und machen tapfer weiter.

21.09.2017 
Für Aufbau und letzte Handgriffe treffen wir uns in den Design Offices. Ich beschrifte von Hand alle Festival-Pässe… und schreibe über jeden Plan der ursprünglichen Location „Fail“. Unsere Ersatzlocation ist auch Hammer und wir können alle geplanten Programmpunkte trotzdem anbieten. Schneller als erwartet sind wir durch. Jetzt wird’s also ernst und wir werden sehen, ob sich der Stress in Erfolg verwandelt. Prost und bis morgen.

„Es ist keine Schande hinzufallen, aber es ist eine Schande einfach liegenzubleiben.

Theodor Heuss, *1884 †1963

 

Das Ergebnis

Es war wunderbar! Hier der Beweis:

Nachts haben wir dann den Spieß mal umgedreht und selbst ein Badge rausgehauen:

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Lessons Learned

Wie wir als Team unsere Zusammenarbeit bewerten, haben wir im letzten Spark am 14.10.2017 ausgewertet. Das Ergebnis haben wir visualisiert: die rote Linie ist die Stimmung, die Bauklötzchen sind Meilensteine und zwischendrin hinein gemalt sind unsere Highlights – am besten Fullscreen anschauen, weil dummerweise hochkant gefilmt:)

Von allen Aufgaben war das die bislang herausforderndste und anstrengendste für mich.  Und das hab ich dabei gelernt:

# Umdenken: Läuft halt nicht immer wie man will und geht trotzdem weiter. Sehr enttäuschend, wenn tolle Speaker absagen. Hilft nix. Auch andere Mütter haben eloquente Kinder:)

# Funkstille: Nicht schön, wenn manche aus dem Team einfach abtauchen. Klar, jeder hat auch noch ein Privatleben, aber dann hilft miteinander reden oder Ersatz zu suchen, statt den Rest einfach hängen zu lassen.

# Kommunikation durch Struktur: Wir haben alle wichtigen Dinge in einer Dropbox abgelegt. Gute Sache, die hat aber keiner gepflegt. Das Ergebnis war Chaos. Gleiches gilt für unseren Slack-Channel. Beim nächsten Mal würden wir ein Projektmanagement-Tool nutzen. Aber: auch das wäre nur dann übersichtlicher, wenn es ordentlich geführt wird.

# Umgang mit Veränderungen: Wenn Dir der Wind of Change eiskalt ins Gesicht bläst, dann ist das erst mal einfach nur unangenehm und man hätte gerne, dass es wieder aufhört. Oder einen schönen Platz, an den man sich verkriechen kann, bis es wieder vorbei ist. Auch wenn man in der Theorie schon weiß, dass es auch wieder wärmer wird und es keinen direkteren Weg raus gibt, als mitten durch.

# (Gott)Vertrauen: Nach jedem Rückschlag ging es auch immer irgendwie weiter. Im Nachgang hätte man an der ein oder andere Stelle auch einfach ein bisschen mehr Vertrauen haben dürfen und sich weniger Stress machen können.

# Kurvendiskussion: Wenn sich 16 Leute mit Veränderungen konfrontiert sehen, dann heißt das auch in 16 verschiedene Geschwindigkeiten die Change-Kurve entlang. Und zu diskutieren, ob der andere gerade gut oder richtig steht, wo er eben steht, hat überhaupt keinen Sinn.

# Tools, Methoden, Prozesse: Im Nachhinein macht es Sinn, eine Person klar mit diesen Themen zu beauftragen, die dann auch deren Umsetzung einfordert. Sonst entsteht in so einer großen Gruppe Wildwuchs = Chaos. Wir haben es trotzdem geschafft, dabei aber ziemlich viel Energie verschwendet.

# Hilfe, Hilfe: Es geht nicht immer alles aus eigener Kraft. Um Hilfe bitten und Unterstützung annehmen sind manchmal keine Optionen, sondern notwendige Fähigkeiten.

# Feuerprobe: Wenn alles läuft, dann ist ein guter Umgang miteinander und Zusammenhalt im Team eine gute Sache, die wir vermutlich in einem Team alle erwarten. Wenn allerdings grade alles kurz davor ist, den Bach runter zu gehen, zeigt sich deutlich, wie gut das Team wirklich zusammenarbeitet.

# Kuschelkultur: Es war von Anfang an unser Ziel, im Team ohne extremen Streit auszukommen. Sachliche Diskussionen: ja, persönliche Angriffe: nein. Und das haben wir auch umgesetzt und uns bei Bedarf gegenseitig daran erinnert. Es mag für Außenstehende so wirken, als wäre das ein bisschen zu kuschelig gewesen. Wir sind aber gerade darauf stolz, dass wir das so gemacht haben.

# juhu!: Wir haben es gemeinsam geschafft, sind an der Aufgabe gewachsen und in einzelnen Unterteams hat das gemeinsame Krabbeln durch den Mist Beziehungen verstärkt. Das gesamte Team bewertet die Zusammenarbeit als erfolgreich – mal abgesehen von dem sehr guten Feedback der Teilnehmer der größte Erfolg. Den haben wir dann nach dem offiziellen Teil im kleinen Kreis noch gefeiert – und weil wir so schlau waren, nach der Feier gleich aufzuräumen, konnten wir das auch ohne schlechtes Gewissen tun:)

Kleine Aftershow-Party
Work hard, Party harder:)

 

Und hier gibt´s mehr:

  • Bilder vom Festival kann man hier anschauen.
  • Videos mit unseren Speakern kann man auf der Facebook-Seite der SHIFTSCHOOL finden. Hier eines mit der wunderbaren Magdalena Rogl.
  • Und hier gibt´s noch einen Artikel von unserem rasenden Reporter Maxi Gaub auf Huffpost.
  • Und auch auf FocusOnline gibt es noch was zu lesen, nämlich hier.

 

 

Und hier unser hart erarbeitetes Badge:

Bildschirmfoto 2017-09-28 um 19.13.55

Alle meine bisherigen Badges im Überblick gibt es hier.